REGLEMENTS GÉNÉRAUX de l’ASSOCIATION DES PARENTS D’ÉLÈVES
du COLLEGE STANISLAS de MONTREAL

TITRE I -  DÉNOMINATION ET OBJET

I-1 Dénomination

Entre les parents d’élèves du Collège Stanislas de Montréal ci-après désigné le « Collège » qui adhèrent aux présents règlements et ceux qui y adhéreront par la suite, est fondée une Association, dénommée ASSOCIATION DES PARENTS D’ÉLÈVES DU COLLEGE STANISLAS DE MONTREAL, aussi appelée A.P.E.C.S.M., ci-après dénommée « l’Association ».

I-2 - Siège

Le siège social de l’Association est fixé au Collège Stanislas, 780 boulevard Dollard, à Outremont, MONTRÉAL, province de Québec. Il pourra être transféré en tout autre lieu sur simple décision du Conseil d’Administration de l’Association qui en avisera la prochaine Assemblée Générale.

I-3 - Objet

L’Association a pour objet :

-       de représenter officiellement les parents d’élèves auprès des autorités du Collège ;

-       d’apporter un appui, au besoin financier, à des initiatives ou projets des parents, des élèves et de l’équipe pédagogique ;

-       d’assurer, par l’information et l’entraide, une liaison entre les autorités du Collège et les parents d’élèves, ou entre ces derniers ;

-       d’aider le Collège dans ses relations avec les autorités civiles.

L’Association est indépendante de tout parti politique, confession, syndicat ou groupe de pression.

TITRE II -  MEMBRES DE L’ASSOCIATION

II-1 - Qualité de membre

L’Association est ouverte à tous les parents d’élèves du Collège, ainsi qu’à toute autre personne titulaire de l’autorité parentale à l’égard d’un ou de plusieurs élèves du Collège.

II-2  - Cotisation

Pour être admis à titre de membre, il faut :

a)     payer la cotisation exigible, cotisation dont le montant est fixé par le Conseil d’Administration qui le soumet à l’approbation des membres lors de l’Assemblée Générale annuelle, en cas de modification.

b)     fournir au Conseil de l’Association une adresse où peuvent être envoyés les communications ou avis   qui sont destinés aux membres.

Le montant de la cotisation est exigible par enfant inscrit au collège, dans la limite de trois enfants par famille. La cotisation est valable pour la durée de l’année scolaire en cours et jusqu’à la tenue de l’Assemblée Générale ordinaire de la rentrée scolaire suivante. Elle reste acquise à l’Association même si le membre quitte l’Association en cours d’année pour quelque raison que ce soit.

Afin de participer à l’élection du nouveau Conseil d’Administration, les membres doivent s’acquitter de leur cotisation en début d’année scolaire avant la date de l’Assemblée Générale ou au plus tard le jour même en début de séance.

II-3 - Perte de la qualité de membre

La qualité de membre se perd :

a) dès que le ou les élèves représentés quittent le Collège ; toutefois si un membre ayant une fonction au sein du Conseil vient à perdre la qualité de membre, telle que définie ci-dessus, il peut être maintenu en fonction jusqu’à l’élection suivante, par décision du Conseil d’Administration.

b) par démission,

c) par radiation prononcée par le Conseil pour non-paiement de la cotisation.

TITRE III -  FONCTIONNEMENT – ADMINISTRATION

III-1 - Ressources

Les ressources de I ‘Association sont :

1) les cotisations, les subventions, dons et legs qu’elle pourra recevoir ;

2) toute autre ressource autorisée par les textes législatifs et réglementaires.

III-2 – Fonds de réserve

Le fonds de réserve comprend :

1) Les capitaux provenant de tous les excédents annuels de ressources sur les dépenses ;
2) Les éventuels immeubles ou meubles nécessaires au fonctionnement de l’Association.

III-3  le Conseil d’Administration

a) composition du Conseil :

L’Association est administrée par un Conseil d’Administration composé de neuf (9) administrateurs élus, ci-après désigné « le Conseil ».

En cas de vacance au Conseil, en cours d’année, le Conseil a la possibilité de coopter un  nouvel  administrateur qui demeurera  en fonction jusqu’à l’Assemblée Générale annuelle des membres de l’Association devant avoir lieu à la rentrée scolaire suivante.  Cette cooptation a lieu par un vote à la majorité des administrateurs présents. Il ne peut y avoir plus de trois (3) administrateurs cooptés au sein du Conseil.

Si le Conseil se trouve réduit à moins de cinq (5) administrateurs élus, une Assemblée Générale Extraordinaire des membres de l’Association doit être convoquée dans un délai d’un (1)mois pour procéder à l’élection d’un nouveau Conseil selon les modalités de vote prévues pour les Assemblées Générales Extraordinaires.

b) élection des administrateurs :

Les administrateurs sont élus par les membres de l’Association lors de l’Assemblée Générale annuelle de la rentrée scolaire, selon un vote à bulletin secret, à la majorité simple, sur une liste de candidats. Un ou plusieurs noms peuvent être rayés sur la liste.

Toutefois les administrateurs élus lors de l’assemblée de fondation au printemps 2006 sont en poste jusqu’à l’assemblée générale devant avoir lieu à l’automne 2007.

Chaque administrateur est élu pour un mandat, renouvelable, d’un (1) an.

Les candidats au Conseil doivent être membres de l’Association, à jour de leur cotisation et doivent faire acte de candidature librement, au moins cinq (5) jours ouvrables avant la date de l’élection.  Toutefois, si, à cette date, le nombre de candidatures est inférieur au nombre de sièges à pourvoir, l’Assemblée Générale annuelle pourra accepter de nouvelles candidatures le jour de l’élection.

Les candidatures doivent indiquer les nom, prénom et domicile du candidat. Toute candidature doit être appuyée par trois (3) membres en règle.

c) engagements du Conseil élu :

Le Conseil reçoit les observations et les vœux exprimés par les membres de l’Association et s’en fait, s’il y a lieu, l’interprète auprès des autorités du Collège.

Le Conseil s’engage à élaborer un programme d’action. Ce programme, accompagné d’un budget prévisionnel, doit être présenté dans un délai de huit (8) semaines dans l’organe d’information. Le budget établi sur des bases raisonnables prévoit l’équilibre entre les recettes et les dépenses, ainsi qu’une éventuelle affectation en fonds de réserve. Il est approuvé par le Conseil.

Les administrateurs ne peuvent utiliser l’Association ou son organe d’information à des fins personnelles (promotion commerciale ou personnelle, obtention de marchés, etc.).

Les administrateurs s’engagent à accomplir leur mandat avec honnêteté et loyauté. Ils sont tenus par les dispositions du Code Civil du Québec prévues en cette matière.

Les administrateurs s’engagent également à être régulièrement présents aux séances du Conseil. Un administrateur qui serait absent de trois réunions consécutives du Conseil se verrait déchu de ses fonctions.

d) gratuité du mandat :

Les administrateurs ne peuvent recevoir de rétribution en raison des fonctions qui leurs sont confiées.
Ils pourront toutefois obtenir le remboursement des dépenses engagées pour les besoins de l’Association, sur justificatif et après accord du conseil.

e) pouvoirs et responsabilités du Conseil :

Le Conseil est investi des pouvoirs les plus étendus dans tous les domaines qui ne sont pas du ressort exclusif des Assemblées Générales.

Il est le représentant légal de l’Association. Il peut, par résolution, désigner toute personne dont le président, afin de représenter l’Association en justice, signer tous les engagements de l’Association, donner valablement quittance, le tout conformément aux lois en vigueur. »

Le Conseil peut, en outre, par délibération spéciale dont le procès-verbal doit être conservé aux archives de l’Association, donner mandat à toute personne ayant la capacité juridique voulue et même étrangère à l’Association, de représenter celle-ci dans les circonstances et pour un objet mentionné dans la délibération.

Les dépenses doivent être conformes au budget et au programme d’action. Les dépenses non budgétées doivent être soumises au Conseil qui a discrétion pour les autoriser  par un vote à la majorité simple.

Le Président, le Trésorier ainsi qu’un troisième administrateur désigné par le conseil sont habilités à signer tous les chèques, billets et autres effets négociables ainsi que les contrats, documents ou actes engageant l’Association. Tous ces documents doivent être signés par deux (2) des trois (3) personnes ci-dessus nommées.

Le Conseil est tenu, dans les cinq jours ouvrables qui suivent son élection, d’envoyer aux autorités du Collège un extrait du Procès verbal de l’Assemblée Générale ordinaire au cours de laquelle ont été élus ses nouveaux administrateurs, et contenant la liste des administrateurs en fonction.  Il doit également accomplir les formalités d’information, prévues en cette matière par la loi ou les règlements, auprès du Registraire des Entreprises.

f) réunions du Conseil

Le Conseil se réunit  sur convocation du Président, chaque fois qu’il est nécessaire et au moins deux (2) fois par trimestre  ou à la demande de cinq (5) des administrateurs alors en fonction.

La convocation parviendra aux administrateurs au moins une semaine avant la tenue du conseil.

Les décisions sont prises à la majorité simple des administrateurs présents.
La présence  de  cinq (5) administrateurs constitue le quorum.
 
Il est tenu procès-verbal des délibérations. Ces documents doivent être conservés, sous forme papier ou informatique, dans un dossier tenant lieu de « Registre » et archivés d’une année sur l’autre au Collège.

g) organisation du Conseil

Le Conseil, à la première réunion qui suit l’Assemblée Générale annuelle de la rentrée scolaire, élit, parmi  les administrateurs, un  (1) Président,  un  (1) Vice-Président, un (1) Secrétaire et un (1) Trésorier. Le Conseil peut également nommer un  administrateur à toute autre fonction utile au bon fonctionnement de l’Association.

L’élection des administrateurs à chacune de ces fonctions se fait à la majorité simple, selon un vote à bulletin secret.

Lesdits  administrateurs  sont automatiquement démis de leurs fonctions dès l’élection d’un nouveau Conseil.

Le Président

Il convoque et préside les Assemblées Générales (hormis l’hypothèse des AGE convoquées par le Secrétaire dans les circonstances définies au paragraphe concernant les AGE et pour lesquelles un bureau doit être spécialement désigné ainsi que les réunions du Conseil, auxquelles il est présent).
Il représente l’Association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous pouvoirs à cet effet.
Il a notamment qualité pour ester en justice au nom de l’Association tant en défense qu’en recours.

Le Vice-Président

Il assure le remplacement du Président en cas d’absence ou d’incapacité d’agir de celui-ci.  S’il est lui-même absent ou empêché, un autre membre peut être délégué par le Conseil.

Le Secrétaire

Le Secrétaire, ou un substitut nommé par le Conseil, doit assister aux assemblées des membres et aux réunions du Conseil. Il rédige les procès-verbaux, lesquels, sauf décision contraire expresse du Conseil sont soumis pour approbation ou modification à la réunion du Conseil suivante. Il donne avis de toutes les assemblées et a la garde de tous les livres, documents et archives de l’Association, sauf ceux qu’il a confiés au Trésorier. Il exerce toute autre fonction ou charge qui lui est dévolue par le Conseil.

Le Trésorier

Il a la garde des deniers de l’Association et doit les déposer, au nom de l’Association, dans une banque. Il assure la gestion du patrimoine de l’Association, effectue les paiements et perçoit les recettes sous le contrôle du Président.
Les achats et les ventes des valeurs mobilières du Fonds de réserve sont effectués avec l’autorisation du Conseil.
Il tient une comptabilité régulière au jour le jour de toutes les opérations, tient les livres de l’Association relevant de sa compétence et doit les présenter au Conseil sur demande. Il dépose, chaque année, à l’Assemblée Générale annuelle de rentrée, le bilan de l’Association.

h) Les comités

Le Conseil peut constituer divers comités pour les fins qu’il juge utiles. Les comités sont investis des pouvoirs et attributions déterminés par le Conseil et ils font rapport au Conseil. Le Président est autorisé à siéger d’office sur tous les comités.

III-4 TENUE DES ASSEMBLÉES

Les autorités du Collège sont invitées à assister aux assemblées à titre d’observateurs et ont droit de parole, mais n’ont pas de droit de vote.

a) assemblées générales des membres 

Périodicité

Les membres de l’Association se réunissent en Assemblée Générale ordinaire au moins une (1) fois par an pour l’élection du Conseil. Cette Assemblée est convoquée par le Président à une date fixée par le Conseil ; l’Assemblée Générale annuelle de la rentrée doit avoir lieu dans un délai de trente (30) jours ouvrables à dater de la rentrée scolaire.  L’avis doit être remis de main à main par les enseignants à chacun des enfants inscrits au collège au moins quinze (15) jours avant la date de l’assemblée. Elle a lieu au Siège Social de l’Association aux fins de recevoir le rapport annuel des administrateurs, d’élire les administrateurs et de se prononcer sur les questions à l’ordre du jour.

Ordre du jour

L’assemblée générale des membres entend les questions inscrites à l’ordre du jour fixé par le Conseil et toute question portée à l’ordre du jour à la demande d’un dixième (1/10 ème) des membres en règle de l’Association et déposée auprès du Secrétaire quinze (10) jours au moins avant la tenue de l’Assemblée Générale des membres.
 

Fonctions de l’Assemblée 

L’assemblée générale pourvoit au renouvellement des administrateurs.
Elle ratifie les Règlements généraux.

Elle entend les rapports du Conseil sur la gestion : rapport  d’activité, rapport financier.
Elle approuve les comptes de l’exercice et en donne quitus.
Elle peut nommer un commissaire vérificateur des comptes et le charger de faire un rapport sur la tenue de ceux-ci.
 

Modalités de vote

Une feuille de présence est émargée et certifiée par le secrétaire de séance.

Les décisions de l’Assemblée sont prises à la majorité simple des membres en règle présents. Chaque parent ou titulaire de l’autorité parentale dispose d’une (1) voix.

L’assemblée générale délibère quel que soit le nombre des membres présents.

b) assemblées générales extraordinaires

Une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) peut-être convoquée à tout moment par le Président. L’avis doit être remis de main à main par les enseignants à chacun des enfants inscrits au collège au moins quinze (15) jours avant la date de l’assemblée.

Elle peut également être convoquée par le Secrétaire à la demande de la majorité du Conseil ou d’un dixième (1/10 ème) des membres en règle de  l’Association. Toute demande de convocation doit être formulée par écrit et comprendre un ordre du jour.
Le Secrétaire, après vérification du nombre et de la qualité des signataires et de l’existence d’un ordre du jour, convoque l’AGE dans un délai de vingt et un (21) jours à compter de la date de réception de la demande.

La convocation doit porter mention de l’ordre du jour prévu. L’AGE ne peut examiner que les points de l’ordre du jour pour lesquels elle est convoquée.

Fonction

L’assemblée générale extraordinaire statue sur les questions inscrites à l’ordre du jour. Elle a, seule, qualité pour prononcer la dissolution de l’Association et l’attribution de ses biens ou la fusion avec une autre Association de même nature.

Modalités de vote

Une feuille de présence est émargée et certifiée par le bureau de l’Assemblée.

Les décisions de l’Assemblée sont prises à la majorité simple des membres en règle présents. Chaque parent ou titulaire de l’autorité parentale dispose d’une (1) voix.

L’assemblée générale extraordinaire délibère quel que soit le nombre des membres présents.

c) procès-verbaux des assemblées

Assemblée Générale Ordinaire

Le procès-verbal des délibérations est rédigé par le Secrétaire de l’Association, signé par le Président et le Secrétaire qui en assure la conservation et délivre des copies certifiées conformes qui font foi à l’égard des tiers.

Assemblée Générale Extraordinaire

Le procès-verbal des délibérations est rédigé, selon le cas, par le Secrétaire de l’Association ou celui désigné par l’Assemblée. 

TITRE IV – AMENDEMENT AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

Le Conseil d’Administration peut, dans les limites permises par la Loi sur les compagnies, amender les règlements de l’Association, les abroger ou en adopter de nouveaux et ces amendements, cette abrogation et ces nouveaux règlements sont en vigueur dès leur adoption et ils le demeurent jusqu’à la prochaine assemblée annuelle de l’Association où ils doivent être ratifiés pour continuer d’être en vigueur, à moins que dans l’intervalle, ils aient été ratifiés lors d’une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin.

TITRE V - DISSOLUTION

La dissolution de l’Association ne peut être prononcée qu’en Assemblée Générale convoquée spécialement à cet effet et statuant aux conditions prévues pour les Assemblées Extraordinaires.
En cas de dissolution, l’Assemblée Générale Extraordinaire nomme un ou plusieurs liquidateurs.
L’actif, s’il y a lieu, est dévolu conformément aux lettres patentes de l’Association.

TITRE VII - FORMALITÉS

Le Président est chargé de remplir toutes les démarches prescrites par la législation en vigueur.
 
Un exemplaire est conservé et archivé au siège de l’Association. Une copie est transmise aux membres de l’Association qui en font la demande.